Est devenu le moyen de communication numéro 1 dans le milieu professionnel.Ces codes de mise en forme ne sont pourtant pas maîtriser par tous. L’objectif de cet article est de voir ce qui peut permettre de mieux rédiger un e-mail et les points à vérifier avant de cliquer sur le bouton envoyer !
1-L’objet du mail : Il doit donner envie de vous lire, soyez clair et concis.
A éviter : « Tr: Tr : Re: Re: Re: » Réécrivez un objet en fonction de votre réponse.
2-L’entrée en matière : Indispensable, elle permet de créer le lien. Préférez donc un « Cher/Chère monsieur/madame » au « Bonjour » plus informel. Vous pouvez également commencer par le prénom de la personne, si elle vous est proche.
3-Les fautes d’orthographe : Il y a des fautes dans tous les mails, mais cela n’est pas une fatalité. Plus le mail aura de l’importance et plus elles seront impardonnables. Deux options s’offrent à vous : vous relire et vous faire relire !
4-Le champ CCI : Vous devez envoyer des mails collectifs, que ce soit à vos clients ou à des prospects ? Evitez alors de laisser apparaître le nom de tous vos destinataires dans votre message ! Le champ copie cachée (CCI) est fait pour ça !
5-L’erreur de destinataire : Ce sont des choses qui arrivent. Le plus simple est de s’en rendre compte rapidement et d’envoyer un mail d’excuse. Dans le même genre, il y a l’envoi de l’e-mail sans la pièce jointe. La solution ? Pourquoi ne pas mettre la pièce jointe avant de rédiger votre mail ?
6-La longueur du mail : Envoyer des mails courts, hormis le fait de gagner en clarté et en précision, vous permettra d’économiser votre temps et celui de vos collègues.
Deux grands patrons, Steve Jobs (ancien PDG d’Apple) ainsi que Jeff Bezos (PDG d’Amazon), sont connus pour n’avoir envoyé que des mails très courts, très vites et très francs au cours de leurs carrières. Pour eux, ça a marché, alors pourquoi pas pour vous?
7-La formule de politesse : Indispensable, elle permet de laisser une bonne impression. Elle doit être ni trop familière, ni trop pompeuse. Préférez donc un « Bien à vous » au « Cordialement » qui paraît parfois un peu sec.
8-La signature : La fin de votre mail doit comporter votre carte de visite complète afin de donner à votre interlocuteur toutes les informations dont il pourrait avoir besoin. Nom prénom, poste, adresse e-mail et courrier, téléphone fixe et portable ainsi que votre ligne directe.
9. Rester concis et aérer son message : rendez votre message agréable à lire : sautez une ligne entre les paragraphes, utilisez la bonne ponctuation, faites des phrases courtes …
